第一条 为加强北京中国政法大学教育基金会（以下简称“基金会”）会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据国家法律法规的有关规定和《北京中国政法大学教育基金会章程》、《北京中国政法大学教育基金会档案管理办法》等,结合基金会的实际情况，制定本细则。

第二条 本制度所称会计档案是指基金会在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 基金会应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第四条 基金会的会计档案由财务部统一保管。

第五条 下列会计资料应当进行归档:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、年度财务会计报告;

(四) 其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、重要的备查合同、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第六条 基金会可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第七条 同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第八条 满足本制度第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的, 可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第九条 基金会的会计人员按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第十条 基金会保管会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第十一条 基金会财务部在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其原数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

基金会档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

第十二条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。

基金会保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

第十三条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为 10 年和 30 年。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第十四条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本制度附表执行,本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

单位会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。

第十五条 基金会应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书，报送理事会、监事会审批。经鉴定, 仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第十六条 会计档案鉴定工作由基金会负责人牵头。

第十七条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

(一)基金会财务部编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)基金会负责人、学校档案馆负责人、学校档案馆经办人、学校财务处负责人、基金会财务部经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)基金会财务部负责组织会计档案销毁工作,并与学校档案馆共同派人员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由学校档案馆派人员监销。

第十八条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十九条 单位之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。

（一）移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

（二）交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

（三）电子会计档案应当与其原始数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十条 基金会的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。

第二十一条 本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和基金会章程的规定执行。

第二十二条 本制度由基金会负责解释。