第一章 总则

第一条 为规范北京中国政法大学教育基金会（以下简称“基金会”）档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据国家法律法规的有关规定和《北京中国政法大学教育基金会章程》等,结合基金会的实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指基金会在理论研究、制度建设、项目运行、财务管理、日常工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式或载体的历史记录。

第三条 档案工作是基金会重要的基础性工作，基金会应加强管理，并将其纳入基金会整体发展规划及日常工作计划。

第四条 基金会档案工作由理事会领导，秘书长负责执行,其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准基金会档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入基金会整体发展规划，促进档案信息化建设与基金会其他工作同步发展；

（三）建立健全与基金会发展相适应的档案管理部门，落实人员安排和档案存放所需设备以及经费；

（四）研究决定基金会档案工作中的其他重大问题。

第二章 人员配备与工作职责

第五条 基金会配备专职档案管理人员1名。

第六条 档案专职管理人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，熟悉档案基础业务知识和相关的科学文化知识。

第三章 档案管理

第七条 基金会应当建立、健全档案工作的检查制度，定期检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第八条 基金会应当对各项活动中形成的具有查考利用、保存价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等进行归档。其归档范围、归档要求及归档时间是：

（一）归档范围

1.行政类：主要包括上级机关与学校关于基金会行政管理的文件材料、基金会行政工作发文、理事会文件、监事会文件、会议记录及纪要、各种规章制度等；

2.法律类：主要包括基金会与政府、企事业单位、社团及个人以各种形式捐赠签署的协议、合同等法律文件。

3.公益项目：主要包括基金会在各类公益项目和重大活动中形成的文件和实物；

4.财会类：主要包括基金会在财务管理工作中和会计核算活动中形成的文件材料。具体执行《北京中国政法大学教育基金会会计电算化管理制度》。

（二）归档要求

1.基金会的立卷归档工作在秘书长的监督指导下进行。

2.立卷人按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

3.归档的文件材料原则上必须是原件，一般归档一份，重要的归档两份，有电子文件的须同时归档。

4.归档的文件材料应质地优良、书绘工整，声像清晰。手写部分一律用毛笔、黑色签字笔、炭素墨水或蓝黑墨水书写，禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写。

5.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。

6.会议审计档案应由财务会计人员按照归档要求，负责整理立卷。

7.立卷人应当按照纸质文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统的整理组卷，编制页号或者件号，打印案卷封面和卷内文件目录，经基金会秘书长检查并在备考表上签字后，移交档案管理员管理。

8.档案管理员接收案卷时，需将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，按照目录清点无误、验收案卷符合后，交接双方在移交目录上签字，一份存档，一份责任人留存，以备查找。

9.需要长期保管，具有一定独立性的档案，基金会可以根据实际需要报学校档案馆存放保管。

10.档案管理员负责档案的统计工作，对档案的接收、整理、利用、移交和各种情况进行及时准确的统计。

（三）归档时间

1.基金会按自然年度归档各类档案，文书档案在次年 6 月底以前接收完毕。

2.财会档案执行《北京中国政法大学教育基金会会计档案管理办法》；会计档案由会计部门保管三年，期满后连同一套档案目录一起移交本部门档案管理员保管。

3.公益项目档案按项目完成时间立卷、归档并移交档案管理员保管。

第四章 档案的利用

第九条 基金会工作人员因工确需查阅档案的，经秘书长同意，方可查阅相关档案资料。

第十条 查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案管理员同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者，需经秘书长同意，办理借阅手续，并及时归还。

第十一条 不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。

第十二条 基金会财务人员因工需要查阅本人经办的会计档案，或财务人员或其它同志因工需要查阅他人经办的会计档案时，需征得秘书长批准后，方可查阅。

第十三条 基金会应当积极开展档案编研工作，有计划地对档案资料进行研究、整理、编辑出版。参加校内外编史修志，积极为学校教学、科研、管理工作提供有价值的参考资料。

第五章 档案统计

第十四条 档案管理员应认真做好基金会档案统计工作，为给基金会各项工作提供最有效的档案服务。

第十五条 基金会应当建立健全档案的接收、保管、移交、利用等情况统计，包括档案移交目录、档案目录检索、档案数数量统计和借阅登记等。

第六章 条件保障

第十六条 基金会应当提供符合档案管理工作要求的管理设施。

第十七条 基金会应当鼓励档案管理现代化，促进档案信息化建设。

第七章 附则

第十八条 本办法未尽事宜，按有关法律、法规和基金会章程的规定执行。

第十九条 本办法由基金会负责解释。

第二十条 本办法自基金会理事会通过之日起行。